O livro de ocorrências não é exigido pelo Código Civil, e a lei também não diz se ele deve ser de papel ou digital. Quem costuma tratar do assunto é a convenção ou o regimento interno do condomínio. Se o seu regimento fala em livro físico, o caminho seguro é ajustar a regra em assembleia antes de aposentar o caderno. Feito isso, o livro de ocorrências digital tende a ser mais completo: guarda data, hora, autor, foto, conversa e situação de cada caso, e não some quando alguém leva o livro para casa.
Livro de ocorrências é obrigatório?
Os artigos do Código Civil sobre condomínio edilício (arts. 1.331 a 1.358) não mencionam livro de ocorrências. O que a lei faz é remeter as regras internas à convenção, que deve determinar, entre outros pontos, as sanções aos condôminos e o regimento interno (art. 1.334, IV e V). E cabe ao síndico "cumprir e fazer cumprir a convenção, o regimento interno e as determinações da assembleia" (art. 1.348, IV).
Na prática: se a convenção ou o regimento do seu prédio exigem o livro, ele é obrigatório ali. Se exigem um formato (livro numerado, na portaria, assinado), esse formato vale até que a regra mude. Vale lembrar que muitos condomínios têm dois registros diferentes: o livro de ocorrências dos moradores, para reclamações e sugestões, e o livro da portaria, onde a equipe anota os fatos de cada turno. Confira as regras dos dois.
E o livro da portaria?
O livro da portaria costuma registrar a passagem de turno, a entrega e a devolução de chaves, a entrada de prestadores, falhas de equipamento e fatos de segurança. Quando ele também vai para o digital, ganha horário automático e fica fácil de consultar. Na portaria digital da InApps, por exemplo, a aba Histórico guarda as entradas, e a entrada sem autorização prévia fica registrada com o meio usado para liberar (interfone com o morador ou liberação da gestão). Para o resto, portaria e zeladoria abrem solicitações em nome do condomínio, como mostramos mais abaixo.
Livro de ocorrências digital tem validade?
O Código de Processo Civil permite às partes usar "todos os meios legais, bem como os moralmente legítimos, ainda que não especificados neste Código" para provar os fatos (art. 369), e cabe ao juiz apreciar o valor probante do documento eletrônico (art. 440). Ou seja, um registro digital com data, hora, autor identificado e histórico é documentação útil. Quanto ele pesa numa disputa depende do caso, como acontece com o livro de papel.
Para que o registro sirva quando precisar, mantenha o histórico completo, não apague ocorrências (corrija com uma nova mensagem) e garanta que cada pessoa use o próprio login. Em casos que podem virar processo, converse com o advogado do condomínio sobre como preservar o material.
Livro de ocorrências de papel ou digital: comparação
| Ponto | Livro de papel | Registro digital |
|---|---|---|
| Onde fica | Na portaria ou na administração, em um só lugar | No app e no painel, para quem tem permissão |
| Autor | Assinatura, nem sempre legível | Usuário identificado pelo login |
| Data e hora | Anotadas à mão | Registradas pelo sistema |
| Prova visual | Não tem | Foto anexada na abertura |
| Resposta da gestão | Outra anotação, quando acontece | Conversa na mesma linha do tempo, com aviso ao morador |
| Acompanhamento | Depende de alguém folhear | Situação de cada caso e lembretes automáticos |
| Privacidade | Quem pega o livro lê tudo | Cada perfil vê o que precisa |
| Risco | Perda, rasura, página arrancada | Depende de fornecedor confiável e acesso controlado |
O que um bom livro de ocorrências digital deve guardar
- Data e hora automáticas, sem possibilidade de o autor escolher.
- Autor identificado: a unidade, no caso de morador, ou o funcionário, no caso de portaria e zeladoria.
- Categoria: manutenção, limpeza, barulho, segurança, sugestão, reclamação.
- Descrição e foto, que explicam o problema sem rodeio.
- Conversa entre quem abriu e quem resolve, no mesmo lugar.
- Situação e histórico de mudanças: recebida, em andamento, resolvida.
- Responsável pelo atendimento e prioridade.
- Encerramento com a resposta final, para consulta futura.
Privacidade nas ocorrências do condomínio
Ocorrência quase sempre envolve outra pessoa: o barulho do vizinho, o vazamento que vem do andar de cima, o carro na vaga errada. Esses registros contêm dados pessoais de terceiros e, por isso, seguem a LGPD. O princípio da necessidade (art. 6º, III) ajuda a decidir o que registrar, e a segurança dos dados (art. 46) pede acesso controlado.
- Quem abre a ocorrência vê o próprio caso, não o de todo o prédio.
- A gestão vê o que precisa para resolver, conforme o papel de cada um.
- Ocorrência não vai para grupo de mensagens nem para mural.
- Reclamação sobre o próprio síndico precisa chegar a outra pessoa, como a administradora.
- O condomínio define por quanto tempo guarda os registros e o que acontece quando o morador se muda.
Ajuda também orientar como escrever. Ocorrência boa descreve fatos verificáveis: "barulho de música na unidade 302 entre 23h e 1h, nos dias 3 e 4", e não adjetivos sobre o vizinho. Esse cuidado protege quem reclama, protege quem é citado e facilita a vida do síndico, que precisa decidir com base no que foi registrado.
Como funciona o módulo de Solicitações da InApps
Na InApps Framework, o livro de ocorrências digital é o módulo de solicitações e ocorrências, que o condomínio pode chamar de Solicitações, Ocorrências ou Chamados, com categorias configuráveis. Ele funciona assim:
- 01
Abertura com foto
O morador escolhe a categoria (manutenção, limpeza, barulho, segurança, sugestão, reclamação ou outro) e anexa uma foto. Portaria e zeladoria também abrem solicitações em nome do condomínio, não só das unidades.
- 02
Conversa em linha do tempo
Cada mensagem nova avisa o outro lado, e o histórico fica no mesmo lugar.
- 03
Filas por situação
Enviada, recebida, em andamento, resolvida ou cancelada, com prioridade alta no topo.
- 04
Responsável por categoria
O síndico define quem cuida de cada assunto e atribui o chamado.
- 05
Lembrete de chamado parado
Chamado esquecido gera lembrete automático: 8 horas em recebido, 48 horas em andamento.
- 06
Reclamação escolhe quem lê
Na categoria reclamação, o morador escolhe: síndico e administração, só síndico e subsíndico, ou só a administração, para reclamar do próprio síndico. A regra vale no banco de dados, não só na tela.
Tudo isso roda no app com o nome e o ícone do condomínio ou da administradora, com permissões por papel e trilha de auditoria na plataforma. Para situações de risco imediato, o caminho é outro: o módulo de emergência, com acionamento em dois toques e equipe avisada com a unidade.
Como implantar o livro de ocorrências digital
- Revise convenção e regimento e, se houver exigência de livro físico, aprove a mudança em assembleia.
- Defina categorias e responsáveis: quem cuida de manutenção, quem cuida de barulho, quem responde reclamações.
- Combine prazos internos de resposta e deixe claro o que é emergência e não deve virar chamado.
- Comunique os moradores com um passo a passo e encerre o livro de papel com um termo de encerramento, guardando o livro arquivado.
- Revise os números todo mês: chamados abertos, parados e resolvidos, por categoria, e leve o resumo ao conselho e à assembleia.
Se nas primeiras semanas aparecerem chamados antigos que nunca foram anotados, é bom sinal: mostra o que estava escondido. Responda com agilidade nesse período, porque é ali que os moradores decidem se o canal funciona. Para entender as responsabilidades da gestão nesse atendimento, veja o que faz um síndico.
Perguntas frequentes
Livro de ocorrências é obrigatório no condomínio?
Não por força do Código Civil. A obrigação, quando existe, vem da convenção ou do regimento interno do prédio. Se eles exigirem livro físico, a troca pelo digital deve passar pela assembleia.
Livro de ocorrências digital tem validade jurídica?
O CPC admite todos os meios legais e moralmente legítimos de prova (art. 369), e o juiz avalia o documento eletrônico (art. 440). Um registro com data, autor e histórico completo é boa documentação, mas o peso depende do caso.
O síndico é obrigado a responder as ocorrências?
O Código Civil não fixa prazo, mas cabe ao síndico zelar pelas partes comuns e pelos serviços (art. 1.348, V) e fazer cumprir convenção e regimento (art. 1.348, IV). O regimento pode definir prazos de resposta.
Quem pode ler o livro de ocorrências?
No papel, quem tiver acesso ao livro. No digital, o ideal é cada perfil ver só o necessário: o morador vê os próprios casos, a gestão vê o que precisa resolver e reclamações sobre o síndico podem ir só para a administração.